A.
Surat
Formal
Surat formal adalah surat yang
digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu
perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling
berkomunikasi satu sama lain secara formal.
Surat resmi dibuat dengan kaidah
dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat
harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.
1.
Ciri-ciri
surat formal
·
Surat
ditulis menggunakan kop surat yang menjelaskan organisasi atau instansi yang
mengeluarkan surat tersebut.
·
Terdapat
nomor surat, lampiran dan perihal yang jelas.
·
Menggunakan
salam pembuka dan salam penutup yang lazim.
·
Menggunakan
ragam bahasa resmi.
·
Menyertakan
cap atau stempel dari lembaga resmi terkait.
·
Memiliki
aturan format yang baku pada setiap bagiannya.
2. Struktur
Surat Resmi
1)
Kepala
Surat (Kop Surat)
Kepala surat terdiri
dari:
·
Logo
instansi/ lembaga
·
Nama
instansi/ lembaga
·
Alamat,
No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga
2)
Nomor
Surat
Setiap kali suatu
instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat.
Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah
surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.
3)
Tanggal
Surat
Surat resmi selalu
dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna sebagai informasi waktu
dibuatnya surat tersebut.
4)
Lampiran
atau Hal
Terkadang surat resmi
dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi
tersebut.
5)
Alamat
Tujuan
Alamat tujuan
diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena
alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.
6)
Salam
Pembuka
Kata pembuka dari
sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan bahasa yang sopan.
7)
Isi
Surat
Isi surat adalah
bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus
dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.
8)
Salam
Penutup
Selain salam pembuka,
tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan kesopanan dalam
berkomunikasi melalui surat resmi.
9)
Tanda
Tangan Pengirim Surat
Pada bagian ini harus
dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggungjawab.
10) 10 Tembusan
Tembusan dapat dibuat
bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.
3.
Jenis
surat formal
1)
Surat
Niaga
Surat niaga merupakan
surat resmi yang digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun
hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Macam surat
niaga diantaranya adalah surat jual beli, surat penawaran dan surat penagihan.
2)
Surat Dinas
Surat dinas merupakan
surat resmi yang digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi
dinas dan tugas kantor. Surat ini berperan penting dalam pengelolaan
administrasi dalam suatu instansi yang berfungsi sebagai dokumen bukti
tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat
instruksi.
3)
Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja merupakan
surat resmi yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang untuk melamar pekerjaan
di sebuah kantor, perusahaan atau instansi tertentu.
B.
Surat
Informal
Surat
nformal merupakan sebuah surat pribadi yang di gunakan untuk berkomunikasi
dengan keluarga, sahabat ataupun teman sebaya. surat tidak resmi tidak memiliki
aturan struktur tertentu seperti surat resmi, bahasa yang di gunakan dalam
surat tidak resmi pun juga lebih santai.
1.
ciri-ciri
surat informal
·
Tidak
menggunakan kop surat.
·
Tidak
mencantumkan nomor surat.
·
Menggunakan
salam pembuka dan salam penutup yang bervariasi.
·
Menggunakan
bahasa bebas, sesuai keinginan penulis surat.
·
Tidak
memiliki aturan format yang baku.
Komentar
Posting Komentar